12–16 oktober 2026
Het aantal dagen dat een factuur vervallen is vertelt hoe lang betaling uitblijft. Het vertelt nog niet waarom.
Een factuur vervalt. Er volgt een al dan niet geautomatiseerde herinnering. Daarna nog één. Vervolgens wordt het dossier doorgestuurd voor verdere invordering door collections of legal.
Dat kan een logische aanpak zijn. Maar weten we op dat moment waarom de klant niet betaalt?
Achter een openstaande factuur kunnen verschillende oorzaken zitten. De klant heeft onvoldoende middelen. Een factuur wacht op goedkeuring. Een bestelreferentie ontbreekt. Er bestaat discussie over een levering of een toegezegde korting. En soms is de factuur het zichtbare deel van een zakelijke relatie die al langer onder spanning staat.
Die oorzaken vragen niet allemaal dezelfde aanpak. Wie betaling wil krijgen moet daarom naast het bedrag en de vervaldatum ook begrijpen wat de betaling tegenhoudt.
Wat onderzoek ons leert over betalingsachterstand
Het European Payment Report van Intrum laat jaarlijks zien dat betalingsachterstanden verschillende achtergronden kunnen hebben.
In de editie van 2023 werden onder meer financiële problemen bij debiteuren, administratieve inefficiëntie bij klanten en bewust uitstel genoemd als factoren die volgens de ondervraagde ondernemingen invloed zouden hebben op tijdige en volledige betaling. Het onderzoek omvatte 10.556 respondenten uit 29 Europese landen.[1]
De editie van 2026 onderstreept hoe betalingsproblemen kunnen doorwerken in de keten. Daarin zegt 62% van de ondervraagde ondernemingen dat late betalingen ertoe hebben geleid dat zij zelf hun leveranciers te laat betaalden. Dit onderzoek omvatte 8.385 respondenten uit twintig Europese landen.[2]
Een leverancier kan dus tegelijk schuldeiser en te late betaler zijn. Zicht op de financiële situatie van de klant is daarom belangrijk. Tegelijk moeten de eigen facturatie en opvolging op orde zijn.
Begin bij wat je zelf kunt oplossen
Voordat je de druk op je klant verhoogt is het zinvol te controleren of je eigen organisatie betaling onnodig bemoeilijkt.
Dat begint al vóór de factuur wordt verstuurd. Zijn de prijs, de prestaties en de betalingsafspraken duidelijk? Zijn wijzigingen bevestigd? Weten de betrokken collega’s wat aan de klant werd toegezegd?
Mogelijke blokkades binnen de eigen organisatie zijn bijvoorbeeld:
- Een factuur die afwijkt van de offerte of bestelling.
- Een ontbrekende bestelreferentie of onvolledig leveringsbewijs.
- Een factuur die niet via het afgesproken kanaal werd bezorgd.
- Meerwerk waarvan de prijs of goedkeuring onduidelijk is.
- Een toegezegde creditnota die nog niet werd verwerkt.
- Een klacht waarop de klant geen inhoudelijk antwoord kreeg.
- Een commerciële afspraak die niet bij Finance bekend is.
Een extra herinnering lost zulke problemen niet op.
De klant opnieuw vragen om te betalen terwijl een gemelde fout onbeantwoord blijft kan bovendien het vertrouwen aantasten. De organisatie lijkt dan wel aandacht te hebben voor de betaling maar niet voor de vraag die eraan voorafgaat.
De eerste praktische vraag is daarom: hebben wij gedaan wat nodig is om correcte en tijdige betaling mogelijk te maken?
Dat vraagt geen langdurig intern onderzoek voor iedere vervallen factuur. Wel een gerichte controle zodra er een concrete aanwijzing is dat iets niet klopt.
Maak iemand verantwoordelijk voor de oplossing
Een probleem herkennen is één stap. Het daadwerkelijk oplossen vraagt een duidelijke verantwoordelijke.
Finance ziet de openstaande post. Sales kent de commerciële afspraken. Operations weet wat werd geleverd of uitgevoerd. Legal kan helpen wanneer de betekenis van een afspraak of de juridische positie ter discussie staat.
Als die informatie verspreid blijft kan hetzelfde dossier wekenlang tussen afdelingen bewegen. Iedereen kent een deel van het verhaal. Niemand zorgt dat de klant een volledig antwoord krijgt.
Leg daarom per blokkade vast:
- Wat houdt de betaling tegen?
- Welke informatie ontbreekt?
- Wie zorgt voor een inhoudelijk antwoord of een correctie?
- Tegen wanneer gebeurt dat?
- Wie koppelt terug naar de klant en volgt de betaling verder op?
Een dossier met de status ‘in behandeling’ is immers nog geen dossier met een oplossing.
Voor het beheer van het werkkapitaal maakt het verschil of een factuur op betaling wacht of dat de eigen organisatie eerst nog iets moet oplossen. Dat onderscheid helpt om de verwachte cash-ontvangsten realistischer in te schatten.
Onderzoek wat bij de klant speelt
Niet elke achterstand ontstaat binnen de eigen organisatie. Ook bij de klant kunnen verschillende zaken spelen.
Die oorzaken kunnen samenlopen. Een klant kan een terechte klacht hebben en tegelijk liquiditeitsproblemen ervaren. Het onderscheid helpt om de aanpak te bepalen.
De betaling loopt administratief vast
De factuur is ontvangen maar wacht op goedkeuring. De verantwoordelijke is afwezig. Een interne afdeling heeft de levering nog niet bevestigd.
De eerste stap is dan achterhalen waar het proces stopt. Wie kan de blokkade opheffen? Wat heeft die persoon nodig? Wanneer mag betaling worden verwacht?
Een gerichte vraag aan de juiste contactpersoon kan hier nuttiger zijn dan een volgende algemene herinnering.
De klant heeft onvoldoende liquiditeit
De klant erkent de factuur maar kan niet volgens afspraak betalen.
Dan moet duidelijk worden of het om een tijdelijk tekort gaat of om een structureel probleem. Een betalingsbelofte krijgt pas betekenis als er een aannemelijke basis is om ze na te komen.
Dat vraagt aandacht voor haalbare afspraken, opvolging en het risico van eventuele nieuwe leveringen. Inzet van bemiddeling creëert op zichzelf geen betaalcapaciteit. Bij een geschil over een regeling of vastgelopen onderhandelingen kan ze wel een rol spelen.
De klant stelt betaling bewust uit
Een klant kan betaling uitstellen om de eigen kaspositie te ontzien of omdat andere leveranciers voorrang krijgen.
Hier zijn duidelijke afspraken én consequente opvolging nodig. Begrip voor de situatie van de klant betekent niet dat de leverancier onbeperkt de financiering moet overnemen.
De klant betwist de factuur of de prestatie
Er bestaat discussie over de prijs, de kwaliteit, de omvang van het werk of de uitvoering van een afspraak.
De vraag wordt dan concreter: wat wordt precies betwist en op welke grond? Gaat het over de volledige factuur of over een onderdeel? Welke documenten ondersteunen de verschillende standpunten?
Een betwisting is niet automatisch terecht. Ze is evenmin automatisch een uitvlucht. Dat moet uit het onderzoek van het dossier blijken.
Wanneer wordt bemiddeling relevant
Soms zijn de documenten verzameld en de standpunten bekend maar komen partijen niet verder.
De leverancier vindt dat hij correct heeft geleverd. De klant meent dat afspraken niet zijn nagekomen. Eerdere gesprekken hebben weinig opgeleverd. De communicatie wordt korter of verwijtender of stopt volledig. De factuur blijft openstaan.
Op dat moment kan het zinvol zijn te onderzoeken of bemiddeling past bij het geschil. Maar partijen hoeven niet te wachten tot alle communicatie is vastgelopen. Ook eerder kan begeleiding worden overwogen wanneer zij hun geschil zelf moeilijk bespreekbaar krijgen.
Bij bemiddeling helpt een onafhankelijke en onpartijdige derde partijen om hun geschil te bespreken en zelf tot een oplossing te komen die zij dragen. Vrijwilligheid en vertrouwelijkheid behoren tot de uitgangspunten.[3]
Deze aanpak verschilt wezenlijk van het namens één partij optreden om een vordering te innen.
In een zakelijk geschil kunnen naast het factuurbedrag ook andere onderwerpen spelen:
- Wat moet nog worden uitgevoerd of hersteld?
- Hoe gaan partijen om met betwist meerwerk?
- Welke afspraken zijn nodig om opnieuw samen te werken?
- Hoe kan de zakelijke relatie zorgvuldig worden beëindigd met aandacht voor de reputatie van beide partijen?
- Welke betalingsafspraken kunnen deel uitmaken van een bredere oplossing?
Bemiddeling biedt ruimte om die samenhang te bespreken en de belangen van beide partijen te onderzoeken. Per dossier moet worden beoordeeld of de bereidheid en omstandigheden aanwezig zijn om het gesprek zinvol te voeren.
De aanleiding voor bemiddeling is dus niet alleen dat een factuur onbetaald blijft. Het gaat om het geschil of het vastgelopen overleg dat een oplossing in de weg staat. Partijen kunnen vasthouden aan hun standpunten. De bemiddelaar helpt hen ook de achterliggende belangen te onderzoeken. Dat kan ruimte openen voor oplossingen en concrete afspraken die eerder buiten beeld bleven.
Een fictief voorbeeld
Een leverancier verlangt betaling van het volledige factuurbedrag. De klant wil eerst dat een gemeld gebrek wordt hersteld. Achter die standpunten kunnen verschillende belangen liggen: de leverancier wil zekerheid over betaling en de klant wil zekerheid over een werkende oplossing. Afspraken over herstel, controle hierop en betaling in fasen kunnen dan samen worden onderzocht.
Vijf vragen om een vastgelopen factuur te beoordelen
Een werkbare aanpak begint met enkele gerichte vragen:
1. Is de factuur correct en volledig?
Controleer de aansluiting met de afspraken en de geleverde prestatie.
2. Heeft de klant een concrete reden voor niet-betaling gegeven?
Maak onderscheid tussen een verklaring, een betwisting en een betalingsbelofte.
3. Moeten wij zelf nog iets oplossen?
Wijs een verantwoordelijke aan en spreek een termijn af.
4. Wat speelt bij de klant?
Een administratieve blokkade vraagt iets anders dan betalingsonmacht of een inhoudelijk geschil.
5. Welke aanpak past bij dit dossier?
Correctie, overleg, een betalingsregeling, bemiddeling of verdere invordering kunnen elk hun plaats hebben.
Deze vragen vormen geen verplicht stappenplan dat iedere escalatie moet vertragen. Bij financiële urgentie of juridische termijnen kunnen acties zelfs naast elkaar nodig zijn.
Het doel is dat de gekozen aanpak aansluit bij wat er werkelijk speelt.
Van afzonderlijk dossier naar structurele verbetering
Een opgelost dossier geeft ook informatie over het eigen proces.
Als dezelfde oorzaken terugkomen verdient dat aandacht. Worden commerciële wijzigingen onvoldoende vastgelegd? Ontstaan geregeld discussies over meerwerk? Blijven klachten liggen tussen afdelingen? Worden creditnota’s te laat verwerkt?
Door oorzaken van betalingsachterstand te registreren kan een onderneming gerichter verbeteren. Maak daarbij onderscheid tussen wat de klant als reden opgeeft en wat na onderzoek is vastgesteld.
Zo levert credit management meer op dan het opvolgen van vervaldata. Het maakt zichtbaar waar afspraken, processen en samenwerking tekortschieten.
Wie naar de vervallen factuur kijkt ziet een bedrag en een termijn. Wie de oorzaak onderzoekt kan bepalen wat nodig is om het dossier vooruit te helpen.
Soms begint dat bij de eigen organisatie. Soms bij de financiële situatie van de klant. En soms bij een gesprek dat partijen met begeleiding opnieuw moeten kunnen voeren.
Dit artikel verschijnt naar aanleiding van Mediation Week 2026 van 12 tot 16 oktober. De vragen blijven ook daarna relevant voor iedere organisatie die op krediet levert.
Hoe PeopleCare je onderneming kan ondersteunen
PeopleCare helpt ondernemingen om de oorzaken van betalingsachterstand te achterhalen en gericht aan te pakken. We ondersteunen bij het verbeteren van facturatie en opvolging, het afstemmen van verantwoordelijkheden tussen teams en het aanpakken van vastgelopen klantendossiers.
Bij een zakelijk geschil bekijken we of bemiddeling passend is. Een eventuele bemiddelingsopdracht gebeurt vanuit een onafhankelijke en onpartijdige rol.
Wil je bespreken waar het binnen jouw organisatie vastloopt? Neem gerust contact op.
Bronnen
[1] Intrum — European Payment Report 2023, met name de toelichting op het onderzoek en de onderzochte factoren op pagina 7. Onderzoek bij 10.556 respondenten in 29 Europese landen tussen eind november 2022 en maart 2023.
Lees bron 1
[2] Intrum — European Payment Report 2026. Onderzoek bij 8.385 respondenten uit twintig Europese landen via telefonische interviews en online vragenlijsten tussen december 2025 en februari 2026. De cijfers zijn zelfgerapporteerd en betreffen het Europese onderzoek. Ze zijn geen afzonderlijke Belgische meting.
Lees bron 2
[3] FOD Justitie — Bemiddeling. Toelichting op het doel en de uitgangspunten van bemiddeling.
Lees bron 3
[4] Federale Bemiddelingscommissie — Mediation Week 2026. Officieel programma van 12 tot 16 oktober 2026.
Lees bron 4